Il existe plusieurs outils de visioconférence open source : BigBlueButton, Jitsi, OpenMeetings, Webhuddle. Ils sont tous très intéressants mais nécessitent toutefois une installation sur serveur qui n’est pas forcément accessible à tous.

Mconf offre une solution prête à l’emploi, puisque les développeurs l’hébergent eux-mêmes. Le système est développé par l’Université de Rio Grande do Sul au Brésil, à partir de BigBlueButton. Il offre de nouveaux composants, dont celui qui nous intéresse le plus : le portail web.

Fonctionnalités

Un outil pour la formation à distance

BigBlueButton a été développé initialement pour la formation à distance. L’interface permet principalement de partager du son, de la vidéo ou des présentations, d’écrire sur un tableau blanc et de chatter avec un groupe ou un modérateur. Un professeur peut ainsi donner son cours en ligne en partageant sa webcam et sa présentation, puis écrire des exemples sur un tableau blanc. Les élèves écoutent et disposent d’outils pour interagir : lever la main, approuver, désapprouver, chatter, etc. C’est une des formules possibles.

et plus encore…

BigBlueButton et Mconf sont assez puissants pour proposer de nombreuses possibilités supplémentaires et répondre à des besoins plus étendus. Par exemple, le professeur peut durant sa présentation attribuer à un élève le rôle de modérateur pour que celui-ci gère le groupe et les questions. Tous les participants peuvent, s’ils le souhaitent, devenir des modérateurs. Le professeur peut aussi passer le relais à un autre intervenant qui pourra, à son tour, présenter ses documents. Plusieurs personnes peuvent partager leur vidéo et leur son afin de faire une visioconférence.

Fonctionnement de Mconf

Les atouts majeurs de Mconf sont la simplicité et la rapidité avec lesquelles on peut organiser une visioconférence. Il suffit qu’une personne crée un compte puis ouvre la salle virtuelle de réunion qui lui est alors associée. Le modérateur – c’est-à-dire la personne qui a ouvert la salle virtuelle – envoie ensuite l’URL de la salle par courriel aux autres participants. Ces derniers n’ont qu’à suivre le lien et peuvent accéder à la réunion en tant qu’invité, dès que le modérateur les autorise à le faire. La visioconférence peut alors débuter.

Comment créer une visioconférence

Premièrement, si vous n’avez pas encore de compte, il faut s’inscrire sur la page d’accueil de Mconf, puis activer celui-ci grâce au courriel que vous recevrez. Vous accéderez alors à votre tableau de bord personnel.

Créer une nouvelle rencontre

Si vous le souhaitez, vous pouvez tout de suite créer une rencontre (« start a new meeting ») et inviter les participants en leur envoyant l’URL de votre salle virtuelle, comme vu précédemment. Cette méthode ne garde pas l’historique des dernières rencontres dans cette salle (chat, tableau blanc, etc.), chaque nouvelle rencontre est à nouveau vierge. Ce qui convient parfaitement pour des rencontres avec différents collaborateurs sur différents thèmes.

Inviter des participants

Vous pouvez inviter les participants à partir de l’interface. Allez dans les paramètres (icône à droite) de la salle virtuelle de réunion et choisissez « invite other people ».

Vous pouvez inviter les participants soit par leur nom (s’ils ont un compte Mconf) soit par leur courriel. Il faut valider (touche « entrer » du clavier) avant d’indiquer la personne suivante. Puis vous pouvez choisir l’heure et le sujet de la rencontre.

Préférences de la salle

Par défaut, la nouvelle salle de réunion est accessible à toute personne ayant le lien. Mais il est possible de rendre l’accès privé avec un mot de passe. Notez que même si l’accès est public, vous devez accepter chaque participant, donc vous contrôlez déjà l’accès.

Allez dans paramètres, puis dans préférences. Si vous cochez « private », n’oubliez pas de mettre les mots de passe (key) de votre choix.

Autre paramétrage intéressant (à noter que la disposition des éléments peut aussi être changée directement dans l’interface)  : l’aspect visuel (layout), qui peut être soit :

• webinar : l’emphase est mise sur la présentation, il y a également le chat et le partage vidéo

• video chat : l’interface est dédiée uniquement au partage vidéo

• meeting : l’emphase est mise sur le partage vidéo, les fenêtres de chat et de présentation sont ouvertes

Paramétrage du son

La fenêtre de la conférence s’ouvre alors, et vous devez suivre quelques petites étapes pour paramétrer votre son. Tous les utilisateurs devront ainsi choisir entre deux options : partage du son (microphone) ou écoute seule (sans microphone) .

Si vous choisissez d’activer le microphone, il se peut que vous obteniez le message suivant, auquel il faut répondre oui, pour utiliser l’audio via Flash.

Il faut alors autoriser Flash à accéder à la caméra et au microphone.

Puis suivez les étapes pour tester l’audio. Le premier test consiste à vérifier que le microphone émet bien le son.

Le deuxième test permet de vérifier que le son que vous émettez est bien retranscrit dans vos écouteurs ou les haut-parleurs de l’ordinateur. Si c’est bien le cas, cliquez sur oui et le test est terminé.

Vous pouvez commencer la conférence.

Accepter les participants

Lorsque les participants cliquent sur l’URL, ils sont invités à se connecter via leur compte ou en tant qu’invité. Le modérateur autorise ensuite la personne à accéder à la réunion. Choisir « allow everyone » donne l’accès aux personnes en attente. Toutefois, si une nouvelle personne se connecte un peu plus tard, le modérateur devra lui donner l’accès à ce moment là.

Il est toutefois possible de changer cela dans les paramètres de la salle, afin que toute personne puisse accéder librement à la salle ou être refusée. N’oubliez pas que vous pouvez également protéger la salle avec un mot de passe, auquel cas la protection serait suffisamment grande pour éviter de modérer l’accès ensuite.

L’interface

L’interface est modulaire et peut être organisée comme on le désire. Chaque module peut être redimensionné selon vos besoins.

1. Gestion des utilisateurs : possibilité pour ceux-ci d’interagir avec des émoticônes de type lever la main, etc.
2. Notes partagées : utiles surtout dans le cas d’une salle de réunion d’un espace
3. Présentation ou tableau blanc : avec la flèche haut (en bas de l’écran), il est possible d’envoyer un document (power point ou autre) dans cette fenêtre. Les participants peuvent alors annoter, faire des cercles, carrés, etc.
4. Discussion : fenêtre de chat. Possibilité de parler au public ou à une personne en particulier (dans options) auquel cas la discussion sera privée.
5. Fenêtre pour l’affichage des webcams.

Les espaces

Les espaces permettent de créer un environnement où auront lieu plusieurs rencontres afin de conserver un historique de celles-ci. Cela pourrait servir également à une conférence web qui s’étalerait sur plusieurs jours, ou une formation en ligne. Voici les principes généraux :

Une fois l’espace créé, vous aurez accès au tableau de bord de l’espace.

Voici ce que les onglets permettent de faire :

• Home : description sommaire de l’espace et des participants
• Web conference : permet de gérer les conférences, l’accès (URL à partager), les enregistrements des conférences
• Wall : les utilisateurs peuvent y écrire des commentaires
• Users : liste des participants
• Admin : permet de gérer les paramètres de l’espace, l’accès, inviter des participants, gérer les rôles des participants, etc.